Vernieuwen van paspoorten in het Buitenland - Huidige stand van zaken

[Carlo]

🌎 Wereldwijd

Nieuwsbericht van onze partner @StichtingGOED
Bron: https://www.stichtinggoed.nl

Het vernieuwen van een paspoort in het buitenland blijft voor veel Nederlanders een frustrerend proces. Wachttijden, beperkte toegankelijkheid, hoge kosten en gebrekkige communicatie zorgen voor problemen. We krijgen nog steeds veel meldingen via ons meldpunt op de website binnen, hoewel er uiteraard ook positieve meldingen binnen zijn gekomen, concentreren we ons in eerste instantie op de aspecten in de consulaire dienstverlening die verbetering behoeven. Hieronder een samenvatting van de meldingen, die zijn binnengekomen, nog eens op een rij gezet.

Lange wachttijden en een gebrekkig afsprakenproces​

Een van de meest gehoorde klachten is de lange wachttijd voor het maken van een afspraak. Er zijn veel berichten van Nederlanders die weken of soms zelfs maanden proberen online een afspraak te maken. Het digitale afsprakensysteem werkt vaak niet naar behoren: afspraken zitten binnen enkele seconden vol of het systeem faalt volledig. In Italië is het bijna onmogelijk op het moment om een afspraak te krijgen, waardoor Nederlanders noodgedwongen naar Nederland afreizen om het paspoort te vernieuwen. Ook het feit dat afspraken slechts een paar maanden vooruit gepland kunnen worden, maakt het moeilijk om reizen en werkverplichtingen te organiseren. Deze beperkingen treffen gezinnen extra hard. Bovendien heeft het nieuwe paspoortmodel de situatie geen goed gedaan. Het lijkt erop dat de wachttijd na aanvraag in de meeste landen nu binnen de 8 weken gerealiseerd wordt. Echter zijn er nog steeds landen waar de wachttijd tussen de 8 en 12 weken ligt.

Afsprakensysteem New York

Grote reisafstanden en beperkte toegankelijkheid​

Naast de wachttijden vormen ook de reisafstanden, ondanks de inzet van pop-up ambassades en VFS Global, nog steeds een obstakel. Veel Nederlanders, vooral ouderen en mensen met een medische beperking, moeten honderden kilometers reizen naar de dichtstbijzijnde ambassade of consulaire post. De sluiting van kleinere posten vergroot deze druk verder, terwijl informatie over alternatieve mogelijkheden in buurlanden vaak ontbreekt. Dit maakt de situatie extra belastend voor mensen die minder mobiel zijn.

Hogere kosten en bijkomende uitgaven​

Nederlanders in het buitenland betalen niet alleen meer voor hun paspoort, maar worden ook geconfronteerd met aanzienlijke extra kosten voor reizen en verblijf. Dit geldt zeker voor gezinnen of mensen die een lange afstand moeten afleggen. Daarnaast is er veel frustratie over pasfoto’s die ondanks aanbevelingen van de ambassade met regelmaat worden afgekeurd. Dit leidt tot onnodige extra kosten en tijdverlies.

Informatievoorziening kan beter​

Men ervaart een gebrek aan duidelijke informatie vanuit ambassades en Nederland Wereldwijd. Reacties op vragen laten op zich wachten of men krijgt een nietszeggend antwoord “blijven proberen” als men al weken geen afspraak kan maken. Het zogenaamde “trackingsysteem” voor paspoortaanvragen is in de praktijk weinig meer dan een simpele melding wanneer het paspoort klaar is. Van echte tracking is dus geen sprake. Dit vergroot de onzekerheid bij aanvragers, omdat men geen informatie krijgt over de stand van zaken. Daarnaast hebben meerdere mensen ervaren dat de e-mail met de mededeling dat het paspoort klaarligt, niet wordt ontvangen. Hierdoor wachten mensen onnodig langer op hun paspoort.
Een veelgehoorde klacht is ook dat men niet actief geïnformeerd wordt over praktische oplossingen, zoals de mogelijkheid om het oude paspoort te behouden (tot nieuwe klaar is) of het feit dat een ID-kaart niet opgestuurd kan worden.

Aanbevelingen voor verbetering​

Om deze problemen aan te pakken, zijn er verschillende verbeteringen noodzakelijk. Allereerst moet het afsprakensysteem drastisch worden verbeterd. Een gebruiksvriendelijk digitaal systeem dat prioriteit geeft aan kwetsbare groepen en waarmee afspraken verder vooruit gepland kunnen worden, is essentieel. Daarnaast moet het systeem betrouwbaarder worden, zodat gebruikers direct een afspraak kunnen inplannen. Een uitbreiding van mobiele consulaire diensten is zeer wenselijk. Extra pop-up locaties of mobiele consulaten in landen met een hoge vraag, zoals Spanje, Frankrijk, Italië en Australië, zouden de druk op ambassades verlichten en reizen voor veel Nederlanders verkorten. Honorair consuls kunnen een grotere rol spelen door hen opnieuw uit te rusten met apparatuur om biometrische gegevens af te nemen. Zie de motie die recentelijk is ingediend tijdens het begrotingsdebat.
Ook digitalisering kan een grote stap vooruit zijn. Het onderzoeken van mogelijkheden om paspoorten digitaal of per post te verlengen, zoals dat in andere landen al kan, zou veel tijd en kosten besparen. Verder moet de communicatie worden verbeterd door sneller te reageren op vragen en beter inzicht te bieden in de status van paspoortaanvragen. Mensen moeten ook actief geïnformeerd worden over praktische zaken, zoals het behoud van het oude paspoort. Tot slot kan een eenvoudige maatregel zoals het aanbieden van een pasfoto faciliteit bij ambassades veel frustratie wegnemen. Ter plaatse kunnen foto’s direct worden gecontroleerd en aangepast, wat tijd en extra kosten voorkomt.

Onze rol als belangenorganisatie​

Als belangenorganisatie zullen we met deze verzamelde informatie lobbyen bij politiek Den Haag en de overheid. De problemen die Nederlanders in het buitenland ondervinden bij het vernieuwen van hun paspoort vragen om structurele oplossingen. Tegelijkertijd zien we een nieuwe uitdaging ontstaan door de aangekondigde bezuinigingen op het postennetwerk. Deze bezuinigingen zullen de bestaande problemen waarschijnlijk verergeren, met aanhoudende wachttijden en beperkte toegankelijkheid als gevolg. Wij zullen erop aan blijven dringen dat het belang van de Nederlandse gemeenschap in het buitenland niet uit het oog wordt verloren en dat er investeringen worden gedaan in efficiëntere en beter toegankelijke consulaire diensten.